Política de privacidad y protecion de datos personales

 Introducción.

Su privacidad es importante para la CLINICA DE OJOS S.A.; con NIT No. 860.053.761-4, ubicada en la Autopista Norte No. 95 – 54 Bogotá D.C., teléfono 6512121, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y demás normas aplicables, se compromete a actuar con responsabilidad al momento de recopilar su información personal y a proteger su privacidad como paciente, familia, cliente, así como empleado, médico adscrito y contratista, y a garantizar la confidencialidad de su historia clínica y/o datos personales.

Responsable del tratamiento

CLINICA DE OJOS S.A.

NIT: 860.053.761-4

Dirección: Autopista Norte No. 95 – 54 Bogotá 

Teléfono: 6512121

Correo electrónico: defensor@clinojos.com 

Tratamiento

Con el fin de facilitar el contacto con usted y de administrar la actividad de prestación de servicios en salud, son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, información personal sobre usted como paciente, familia, cliente, así como empleado, médico adscrito y contratista de nuestra institución. Para poder entender y satisfacer sus necesidades, la CLINICA DE OJOS S.A. obtiene información a través de muchas fuentes, tales como: a) Usted, cuando entrega información durante el proceso de prestación de servicios de salud u otros procesos como el de facturación, y b) otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que se le presta.

Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes

El tratamiento de datos personales que no sean de naturaleza pública de niños, niñas y/o adolescentes cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

c) Que se valore la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, CLINICA DE OJOS S.A. solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante o tutor del niño, niña o adolescente.

Tratamiento de datos sensibles

CLINICA DE OJOS S.A. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

a) El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización,

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular,

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

Tratamiento de datos biométricos con fines de control de acceso y seguridad

Nos permitimos informar que para el desarrollo de nuestros servicios podemos llegar a conocer o tratar información de tipo sensible, (especialmente datos biométricos) de nuestros clientes o de aquellos clientes de quienes han solicitado nuestra asistencia. Contamos con mecanismos para lograr la autorización para el tratamiento solicitado de acuerdo con lo requerido por la ley y con medidas administrativas que procuran la confidencialidad de los datos que conocemos y/o recolectamos.

En que consiste la captura de datos biométricos:

La biometría es una tecnología de seguridad que se basa en el reconocimiento de las características físicas e intransferibles de las personas. Es decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa, reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento. Los mecanismos de recolección que empleamos son: video grabación, registro fotográfico y huella dactilar.

Tratamiento de datos a través de medios de video grabación y/o registro fotográfico:

Siempre solicitaremos autorización al titular para realizar determinado tratamiento a sus datos biométricos (captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior, entre otros). Reconocemos que la autorización para el uso de la propia imagen no implica la renuncia definitiva del mismo; por lo tanto, la autorización que solicitamos comprende el consentimiento informado no solo acerca del uso de la propia imagen sino sobre las finalidades de éste.

Tratamiento de datos en sistemas de video vigilancia:

Nuestros sistemas de video vigilancia propios y/o aquellos que ponemos al servicio de nuestros clientes, han sido desarrollados y puestos en uso de acuerdo a lo señalado por la Ley 1581 del 2012; por lo tanto, nuestro actuar siempre va encaminado a la protección de los derechos del titular; en el caso de nuestros clientes, siempre procuramos constatar que aquellos cuentan con la correspondiente autorización para el tratamiento de datos personales que solicitan o de lo contrario, ponemos a su servicio las herramientas necesarias para evitar un tratamiento no autorizado o por fuera de los principios en materia de protección de datos; sin embargo, no nos hacemos responsables por el posible inadecuado tratamiento de datos que otros realicen en calidad de responsables.

Tratamiento de datos recolectados a partir de la captura de la huella dactilar:

El tratamiento de datos sensibles incluye el reconocimiento de las huellas digitales. La ley establece que ninguna actividad, servicio y/o similar, podrá estar condicionado a que el titular suministre datos personales sensibles. Por lo anterior, siempre será solicitada autorización expresa y voluntaria para el tratamiento de estos datos; en los casos en que sea posible o cuando el fin de la obtención del dato biométrico pueda ser logrado por un medio distinto, se utilizarán mecanismos alternativos.

Captura de imágenes en vías públicas: 

La operación de sistemas de video vigilancia en entornos privados puede implicar, en algunos casos, la toma de imágenes en la vía pública, lo cual resulta necesario para alcanzar la finalidad de garantizar la seguridad de bienes y personas en entornos privados. En consecuencia, siempre informamos a los titulares de datos personales que se encuentran en un espacio video vigilado, sea público o privado.

Finalidades del tratamiento

La información personal que es tratada en CLINICA DE OJOS S.A. tiene las siguientes finalidades, según cada grupo de interés, pero en forma general la siguiente:

La CLINICA DE OJOS S.A. utiliza información personal de identidad para completar transacciones y llenar solicitudes para obtener los servicios que presta; además de utilizarla para procesar, confirmar y cumplir con algún otro servicio que usted solicite, la CLINICA DE OJOS S.A. puede utilizar esta información para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información, contabilidad, facturación y auditorías, procesamiento y verificación de cheques o tarjetas de crédito, correspondencia del área de Atención al cliente, y/o para el funcionamiento de los programas promociónales en salud, que se llegasen a implementar.

1. Pacientes: La información personal que se recoge de los pacientes, por conducto de las diversas fuentes puede incluir, pero no limitarse a:

• Nombre, sexo y culto religioso.
• Lugar, fecha de nacimiento y género.
• Datos biométricos tales como la      huella, imágenes fotográficas y de video del rostro del ojo y del iris.
• Dirección física, de correo electrónico,      números de teléfonos, celular, fax y de localizadores personales.
• Empleador, su ubicación y datos de contacto.
• Información clínica del paciente incluidos      antecedentes, resultados de exámenes como son patológicos y clínicos,      consultas, formulaciones, diagnósticos, atenciones médicas y de      enfermería, generales y especiales, consultas entre especialistas, etc.
• Contactos familiares o de responsables      legales.
• Grado de educación básica, secundaria o      universitaria. Profesión.
• Información necesaria para facilitar la      prestación de servicios, incluyendo información familiar o laboral.
• Número de cédula, pasaporte o NIT,      nacionalidad y país de residencia.
• Aseguradora o prestadora de servicios de      salud.
• Uso de productos y servicios.
• Información personal brindada a través de      encuestas u otros métodos de investigación de mercado.
• Información personal brindada a representantes      de la oficina de atención al cliente, con la finalidad de investigar y      resolver asuntos en discusión y absolver interrogantes.
• 
  

La finalidad del tratamiento de la anterior información lo es:

· Registro de datos en la historia clínica de los pacientes

· Elaborar facturación,gestión de cobranza, recaudo 

· Realizar seguimiento médico luego del tratamiento realizado

· Elaborar cotizaciones y propuestas comerciales

· Envío de correos promocionales de productos y servicios

· Realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros

· Promoción de todos los productos y servicios que presta la Institución actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.

· Realizar segmentaciones y estudios de mercado

· Realización de encuestas sobre la satisfacción de los pacientes

· Generación de una comunicación óptima en relación con nuestros productos y servicio

· Envío de boletines con novedades, promociones y ofertas varias de nuestros productos y servicios 

· Realización de estudios científicos

2. Empleados: Evaluación de perfiles, desarrollo de planes de capacitación, bienestar, pago de nómina, prestaciones sociales y demás obligaciones de CLINICA DE OJOS S.A. en calidad de empleadora, prevención de riesgos laborales, práctica de exámenes médicos periódicos, cumplimiento de horarios y obligaciones laborales, y en general para gestionar el inicio, desarrollo y terminación de la relación laboral con el empleado.

3. Proveedores y contratistas: Selección de proveedores de bienes y servicios, gestionar el inicio, ejecución y terminación de los contratos y las respectivas actividades ligadas a ellos, con proveedores, gestionar pagos, verificar y hacer seguimiento de las obligaciones y actividades contractuales.

4. Aspirantes a cargos: Estudio de perfil, desarrollo de procesos de selección personal, directamente o a través de terceros, verificación de datos, historial laboral y formación con terceros referidos, práctica de exámenes, gestión de información y documental para la contratación.

5. Público en general: Atención de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, consultas por diferentes medios de comunicación, monitoreo y vigilancia para la seguridad de personas y activos de la CLINICA DE OJOS S.A. y fines estadísticos.

Vigencia del tratamiento

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.

Derechos del titular de la información

El titular de la información tendrá derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorizacióńn otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptué́e como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

3. Ser informado, previa solicitud, del uso que le han dado a sus datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

5. Revocar la autorizacióń y/o solicitar la supresióń de sus datos, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Procedimiento para las Peticiones, Quejas y Reclamos

El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico defensor@clinojos.com.

Si se trata de supresión, modificación y/o actualización de datos de la historia clínica; esta solicitud, deberá ser dirigida al Comité del Historia Clínicas de la Institución; el cual previo el estudio de la misma y las pruebas aportadas, tomará la decisión a que haya lugar. No obstante, y teniendo en cuenta la obligatoriedad del registro de la historia clínica, establecida en la Ley 23 de 1981 y demás normas complementarias, no será sujeto de modificación y/o supresión los diagnósticos y conceptos médicos impartidos por los profesionales de la salud, los resultados de los paraclínicos, los antecedentes médicos y, en general todas las condiciones clínicas del paciente.

Los Titulares podrán formular una consulta cuando deseen acceder o consultar a su información personal que reposa en cualquier base de datos del CLINICA DE OJOS S.A., la cual será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el CLINICA DE OJOS S.A. informará al interesado de dicha situación, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El reclamo lo podrá́ presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el formato que al efecto propone el Responsable. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, se requerirá al interesado dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el reclamante presente la información solicitada, se entenderá́ como desistida la solicitud.

Responsable de PQRS:

Cualquier peticióń, queja o reclamo podrá́ ser dirigido a la CLINICA DE OJOS S.A. Oficina de Gestión de Calidad.

Dirección: Autopista Norte No. 95 – 54 Bogotá

Teléfono: 6512121

Correo electrónico: defensor@clinojos.com

Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de diciembre de 2016.

La CLINICA DE OJOS S.A. efectuará el tratamiento de los datos personales de conformidad con lo establecido en las normas legales eventos tales como datos Clínicos, información contable, etc.; en los demás casos, lo hará por el tiempo razonable y necesario para el efecto y se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso para lo cual simplemente notificará a sus clientes, usuarios, pacientes y demás titulares mencionados en esta Política, actualizando el contenido en www.clinojos.com.